Szef mówi Ci „Przygotuj się do tego spotkania biznesowego porządnie!” Ok, ale co to właściwie znaczy? Sprawdź 5 kroków, które zapewnią Ci spokojną głowę przed rozmową z nowym klientem. Dzięki nim już zawsze będziesz wiedział, jak się przygotować na spotkanie biznesowe. Zaczynajmy!
Krok 1: Zostań ekspertem od swoich partnerów biznesowych. Co przygotować na spotkanie i jak to wykorzystać?
Przed spotkaniem z nowym kontrahentem przygotuj się jak… najbardziej dociekliwy detektyw. Czyli jak? Dowiedz się wszystkiego, co tylko możliwe o swoim kliencie. Im szerszy i głębszy Twój research, tym lepiej. Naprawdę nie wiesz, co może Ci się przydać. Zwróć szczególną uwagę na te punkty.
- Największe sukcesy
To temat, który będzie najlepszy na rozluźnienie atmosfery na początek. Kto by nie chciał pochwalić się swoimi osiągnięciami? Szczególnie przed potencjalnym klientem! Zainteresowany wynikami i sukcesami firmy partner biznesowy zapowiada fantastyczną współpracę.
Uważaj tylko, żeby nie przesadzić. Jesteś na spotkaniu biznesowym, a nie na randce — dawkuj komplementy. To, że się porządnie przygotowałeś i wiesz o swoim kontrahencie wszystko, nie znaczy, że musisz wymieniać wszystkie jego osiągnięcia. Nie chcesz chyba wyjść na lizusa?
- Działania charytatywne
A może firma, z którą będziesz prowadzić interesy, angażuje się w działalność charytatywną? Znów, tak jak przy sukcesach, nie musi to być główny temat waszej rozmowy. Wspomnij nazwę fundacji, którą wspiera Twój przyszły biznesowy partner, a pokażesz, że naprawdę porządnie przygotowałeś się do spotkania.
Takie zainteresowanie firmą i rozmowy o tym, w co się angażuje w ramach tzw. społecznej odpowiedzialności biznesu (od ang. Corporate Social Responsibility), jest szczególnie mile widziane w krajach skandynawskich. Warto, żebyś o tym pamiętał!
- Porażki
I na koniec najtrudniejszy temat. Porażki, ale tylko i wyłącznie, jeśli Twój klient wyszedł z nich z tarczą. Upewnij się, że trudności, o których chcesz mówić, to już historia. A firma wyszła z nich obronną ręką. Dzięki temu można się od nich teraz uczyć, jak wychodzić bez szwanku z biznesowych tarapatów.
Krok 2: Zaplanuj co, kiedy i dlaczego się wydarzy. Przygotuj plan na spotkanie biznesowe.
Sposób prowadzenia spotkania będzie miał wpływ na jego wynik. Przygotuj się i dobrze przemyśl, jakie pytania i kiedy chcesz zadać. Spotkanie biznesowe to przedstawienie, za którego scenariusz jesteś odpowiedzialny. I to od Ciebie (w dużej mierze) zależy, czy wszyscy widzowie wyjdą z tego przedstawienia zadowoleni.
- Plan spotkania
Zastanów się, jak ma przebiegać spotkanie, o czym chcesz mówić i dlaczego? Chcesz wspomnieć o sukcesach firmy? Które sukcesy warto przypomnieć akurat na Twoim spotkaniu biznesowym? Planujesz zapytać o wcześniejsze współprace? Wybierz te, na których tle Twoja oferta wyda się zdecydowanie lepsza. Przygotuj się do poprowadzenia rozmowy na spotkaniu biznesowym strategicznie.
- Scenariusz
W takim strategicznym poprowadzeniu rozmowy pomoże Ci lista pytań. Zastanów się, jakie tematy logicznie z siebie wynikają i nie skacz po niezwiązanych ze sobą zagadnieniach. Sprawdź też, czy pytania, które chcesz zadać, nie zahaczają o niewygodne tematy, których lepiej nie poruszać (np. porażki, o których była już mowa wcześniej).
- Pytania, na które Ty musisz się przygotować.
Przygotowanie do spotkania biznesowego to także zaplanowanie odpowiedzi na pytania. Pomyśl, o co zazwyczaj pytają Cię przyszli kontrahenci. Przygotuj odpowiedzi, które wyróżnią Cię na tle innych firm w Twojej branży. Albo przynajmniej nie będą w 100% przewidywalne i nudne.
Krok 3: Przygotuj swoją ofertę. Dobrze przemyśl, jak przedstawisz ją na spotkaniu biznesowym.
Szanse na to, że jesteś jedynym na rynku biznesem w swojej branży, są znikome. Zastanów się, jak Twoja firma wyróżnia się wśród innych — pokaż fantastyczne opinie zadowolonych klientów albo pochwal się niezrównaną obsługą po serwisową. Znajdź swój wyróżnik i nie bój się nim chwalić.
- Twoja oferta na tle innych
Przed spotkaniem biznesowym sprawdź, jak działa Twoja konkurencja. Przygotuj się porządnie i zrób listę wszystkich usług, produktów czy ofert, które Twoja firma przygotowuje lepiej. Pamiętaj, że czasy konkurowania ceną to przeszłość.
Jesteś droższy niż Twoi konkurenci? Super! Wypisz sobie, dlaczego tak jest — jakie jakościowe różnice sprawiają, że za Twoje produkty czy usługi naprawdę warto płacić więcej.
- Wiesz, czym się wyróżniasz? Pochwal się!
Zbuduj na swoim wyróżniku swoją ofertę. Nie ma sensu powtarzać kolejny raz, że oferujesz najlepsze usługi i najwyższą jakość. Każdy słyszał to już setki razy. Jeśli w poprzednim kroku naprawdę dobrze się przygotowałeś, teraz skup się na przedstawieniu swojej wyjątkowości podczas spotkania biznesowego.
Krok 4: Sprawdź, czy wszystko działa. Przygotuj się na spotkanie biznesowe od strony technicznej.
- Sprawdź (nawet 3 razy) swoją prezentację.
Nie tylko literówek, ale też czy nie ma błędów w tytułach albo rozszerzeniach plików, z których będziesz korzystał. Czy wszystkie podlinkowane materiały rzeczywiście prowadzą do ciekawych źródeł, a nie stron „błąd 404”?
Takie drobiazgi, pozostawione niesprawdzone, mogą Cię porządnie wyprowadzić z równowagi, kiedy jesteś w środku ważnego spotkania. Warto poprosić tu o pomoc współpracowników — druga para oczu, ze świeżym spojrzeniem, może wyłapać błędy, które Tobie już umykają.
- Przygotuj się na awarię… wszystkiego.
Wrzuć swoją prezentację i wszystkie niezbędne materiały w kilka miejsc — OneDrive, Dysk Google i wyślij na maila. Nawet jeśli Twój komputer nagle postanowi z Tobą nie współpracować, znajdziesz swoją ofertę biznesową przygotowaną i gotową do użycia na innym sprzęcie.
No i krok ostateczny — gdyby nagle zniknął Internet. Możesz wydrukować kilka egzemplarzy swojej prezentacji. To już naprawdę najwyższy szczebel przygotowania się do biznesowego spotkania. Sprawdź tylko, czy Twoi kontrahenci nie są znani z ekologicznego zacięcia. Drukowane dokumenty są w niektórych firmach bardzo źle widziane.
Krok 5: Przygotuj siebie. Przed spotkaniem zadbaj o to, jak będziesz się prezentował.
Na koniec spójrz na samego siebie. Nie zapominaj, że ty też musisz się przygotować na spotkanie biznesowe. Jak? Zainwestuj w dobrego fryzjera, dokładnie się ogól albo oddaj wąsy i brodę w ręce barbera. Zadbaj o wypoczęty i świeży wygląd — dobrze się wyśpij.
Dobierz też odpowiedni strój. Elegancką koszulę, garnitur i wypastowane buty. W końcu pierwsze wrażenie zrobisz na swoich klientach tylko raz. Pokaż im swoim strojem, że naprawdę przygotowałeś się do tego spotkania biznesowego. Twój schludny wygląd to widoczny znak, że naprawdę Ci zależy.
I to już wszystko. Nie było tak źle, co? Tych 5 kroków przygotuje Cię do spotkania biznesowego. I pozwoli Ci na zaprezentowanie profesjonalizmu tam, gdzie inni tylko o nim zapewniają. Powodzenia w nawiązywaniu nowych kontaktów biznesowych — tak przygotowany na pewno odniesiesz sukces!