Biznesowy savoir-vivre? Czy to znaczy, że przestrzeganie ogólnych zasad dobrego wychowania nie wystarczy? Niekoniecznie. Uprzejme zachowanie sprawdzi się zawsze, ale przed rozmową z ważnym klientem, warto poznać też zasady rządzące biznesowym savoir-vivre. Sprawdź, czy znasz je wszystkie.
Pierwsza zasada biznesowego savoir-vivre — nie spóźniaj się na spotkania!
Spóźnialstwo to ogromne faux-pas. Nie tylko w kontekście savoir-vivre na spotkaniach biznesowych. Niepojawienie się na czas zawsze i wszędzie jest zachowaniem nieuprzejmym. A jak odbierane jest spóźnienie na spotkaniu z partnerem biznesowym?
- Spóźnienie = brak szacunku
Nie szanujesz czyjegoś czasu? To znaczy, że nie szanujesz też osoby, z którą się umówiłeś. I chociaż spóźnienie na spotkanie z kolegą nie będzie pewnie końcem waszej znajomości, to spóźnienie na spotkanie z kontrahentem może zakończyć nawet najlepiej zapowiadającą się współpracę.
- Spóźnienie = nieumiejętność planowania i zarządzania czasem
Z kim chcesz prowadzić interesy? Z ludźmi, którzy potrafią planować, przygotowują się nawet na trudne do przewidzenia kłopoty i rezerwują bufory czasowe na wypadek tych ostatnich. Inaczej mówiąc, chcesz współpracować z biznesami, w których pracownicy perfekcyjnie zarządzają czasem. Twoje spóźnienie jasno pokazuje, że nie jesteś w tej dyscyplinie mistrzem.
- Spóźnienie = niepotrzebne nerwy
Czy Twoja praca jest niewystarczająco stresująca? Prawdopodobnie nie. Po co więc dodawać sobie (i klientom) niepotrzebnych nerwów? Zaplanuj wyjście na biznesowe spotkanie z zapasem czasu (duży ruch, problem z parkowaniem, awaria tramwaju). Nawet jeśli okaże się, że będziesz na miejscu pół godziny wcześniej, podkreślisz tylko, że spotkanie jest dla Ciebie niezwykle ważne. A takie rzeczy zawsze lepiej pokazać, niż powiedzieć.
Biznesowy savoir-vivre w 3 krokach — powitanie, miejsce przy stole i język ciała na spotkaniu z klientem
-
Po pierwsze — przywitaj się
Biznesowy savoir-vivre kieruje się przy powitaniach hierarchią w firmie. Spotykasz się z pracownikiem wyższym od Ciebie rangą lub stanowiskiem? Poczekaj, aż to on wyciągnie do Ciebie dłoń na powitanie. A jak ta zasada przekłada się na spotkania biznesowe z klientami? W takiej sytuacji to klient jest „ważniejszy” i stoi wyżej od Ciebie w hierarchii — do niego należy wyciągnięcie dłoni na powitanie.
Ale jeśli to Ty jesteś gospodarzem spotkania i to Ty zaprosiłeś kontrahentów do siedziby swojej firmy albo do restauracji, obowiązek przywitania się należy do Ciebie.
Przy powitaniu utrzymuj kontakt wzrokowy i zdecydowanie uściśnij rękę witającej Cię osoby. Nie będziesz miał kolejnej szansy, żeby zrobić dobre pierwsze wrażenie.
-
Po drugie — zajmij miejsce przy stole
Jesteś gospodarzem spotkania? Wskazanie gościom miejsc przy stole jest Twoim zadaniem. Poczekaj, aż Twoi goście usiądą — dopiero teraz możesz zająć swoje miejsce. Skąd masz wiedzieć, jak usadzić klientów na biznesowym spotkaniu zgodnie z zasadami savoir-vivre?
Najważniejsza zasada — gospodarz spotkania, na przykład dyrektor departamentu, zaprasza swojego biznesowego gościa, żeby usiadł po jego prawej stronie. W ten sposób rozmowy i negocjacje są prowadzone przez osoby siedzące najbliżej siebie.
Kolejny w hierarchii pracownik ze strony gospodarza (wicedyrektor czy asystent dyrektora) siada po lewej stronie gospodarza. Osoby towarzyszące gościowi siadają po jego prawej stronie, w kolejności zgodnej z zajmowanym stanowiskiem lub rolą, jaką odgrywają na spotkaniu.
-
Po trzecie — pamiętaj o języku ciała i gestykulacji
Unikaj żywiołowej gestykulacji. Jeśli wiesz, że masz problem z zapanowaniem nad nadaktywnymi dłońmi, zajmij je czymś — trzymaj w rękach teczkę z dokumentami albo długopis. Tylko nie baw się nimi, bo będziesz rozpraszał rozmówców.
Skrzyżowane ramiona albo noga założona na nogę odbierane są jako postawa zamknięta. Usiądź wygodnie i trzymaj obie stopy na podłodze a ręce na blacie stołu (dzięki temu unikniesz też niepotrzebnej gestykulacji). Chcesz sprawiać wrażenie osoby otwartej na klienta i zainteresowanej spotkaniem? Utrzymuj kontakt wzrokowy ze swoim rozmówcą.
Pamiętaj o życzliwej mimice twarzy — podniesione brwi sugerują zdziwienie, z kolei brwi zmarszczone mogą być odebrane jako niezadowolenie lub złość. Pomyśl nad tym, jaki wyraz twarzy odbierasz jako przyjazny u swoich rozmówców i zastanów się, czy Twoje czoło nie marszczy się za często.
Najważniejsza rada — naturalne zachowanie zawsze wypadnie lepiej niż sztuczne, wymuszone stosowanie się do zasad mowy ciała.
Savoir-vivre na międzynarodowych spotkaniach biznesowych
No dobrze, a jakie zasady savoir-vivre obowiązują na spotkaniach biznesowych z klientami spoza Polski? Sprawdź, na co trzeba uważać podczas spotkań z kontrahentami z północy i południa Europy.
Kraje skandynawskie — Norwegia
- Uścisk dłoni i neutralne tematy
Norwegowie witają się uściskiem dłoni. Nie poklepuj nikogo po ramieniu i nie próbuj szarmanckich pocałunków w dłoń. Pamiętaj też, że nadmierna gestykulacja czy podnoszenie głosu mogą wprawić Skandynawów w zakłopotanie. Postaw na spokój i opanowanie.
Obowiązującą formą zwracania się do innych jest bezpośrednie „ty”, niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmuje Twój rozmówca. Mimo tej bezpośredniej formy, biznesowe spotkanie nigdy nie jest dla Norwegów okazją do rozmów o życiu prywatnym. Lepiej porozmawiać o ulubionym sporcie albo o 109 medalach zdobytych przez Norwegów na Olimpiadzie Zimowej w 2022 roku.
- Równouprawnienie i rodzina
To, co w Polsce jest uprzejme i szarmanckie wobec kobiet, w Norwegii jest nie na miejscu. Każdy uczestnik spotkania, niezależnie od płci, sam odsuwa sobie krzesło, otwiera drzwi i nalewa kawę. Mężczyźni i kobiety traktowani są w dokładnie ten sam sposób.
Dlatego też nie zdziw się, jeśli to szef, a nie szefowa firmy zapowie, że spotkanie musi się skończyć o konkretnej godzinie. Bo tato musi nakarmić bobasa w firmowym żłobku albo odebrać dziecko z przedszkola. Tak wygląda równouprawnienie w opiece nad dziećmi w praktyce.
- CSR — społeczna odpowiedzialność biznesu
Corporate Social Responsibility, czyli CSR właśnie, może wyróżnić Twoją firmę pośród innych, potencjalnych kandydatów do współpracy. Zaangażowanie biznesu w sprawy ekologii, wspieranie fundacji czy organizacji pozarządowych jest ważnym elementem prowadzenia firmy dla Norwegów. Jeśli nie masz się czym pochwalić w tej dziedzinie, sprawdź, w co angażuje się Twój klient i doceń jego działania na tym polu.
Południe Europy — Włochy
- 15 minut to nie spóźnienie
Włosi podchodzą do umówionych terminów bardzo… elastycznie. Prawdopodobieństwo, że poczekasz na swoich biznesowych partnerów, jest bardzo wysokie. Mimo wszystko przyjdź na spotkanie na czas (a nawet chwilę wcześniej). Twoi włoscy klienci mogą usprawiedliwić swoje spóźnienie różnicami kulturowymi. Ale jeśli to na Ciebie trzeba czekać, nie masz żadnej wymówki. Pokazujesz tylko swój brak profesjonalizmu.
- Strój jest Twoją wizytówką
Odpowiedni strój jest ważny na każdym biznesowym spotkaniu, ale na spotkaniu z Włochami szczególnie. I nieważne, jaki stopień formalności ma spotkanie — a włoscy biznesmeni lubią spotykać się w mniej oficjalnych okolicznościach — Twój dobór koszuli i butów na pewno zostanie zauważony (i zapamiętany!). Przypilnuj tego, a zostawisz po sobie dobre wrażenie.
- Spotkanie w restauracji
W przeciwieństwie do Skandynawów Włosi lubią biznesowe spotkania w restauracjach. A jedzenie to jedna z najważniejszych wartości dla Twoich włoskich kontrahentów. Nie spiesz się, delektuj jedzeniem i komplementuj szefa kuchni. Bądź gotowy na długi posiłek zakończony kawą (zamówienie kawy z mlekiem po obiedzie to faux-pas — mleczna kawa pasuje tylko do słodkiego śniadania!).
Zadbaj o przyjemną atmosferę i nie poruszaj tematów religijnych ani politycznych. Lepiej zwróć uwagę na świetne wyniki firmy Twojego rozmówcy — Włosi lubią i doceniają komplementy.
I jak oceniasz swoją znajomość biznesowego savoir-vivre? Dasz sobie radę na oficjalnym spotkaniu z klientem czy musisz rzucić okiem na zasady przedstawione w artykule jeszcze raz? W razie czego wiesz, gdzie je znaleźć. I zawsze możesz do nich wrócić. Powodzenia!